Berdasarkan Undang-Undang No.14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik dan Peraturan Komisi Informasi (PERKI) No. I Tahun 2021, Bab I Ketentuan Umum, Pasal 1 ayat 9, menyatakan bahwa Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi yang selanjutnya disebut PPID adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan Informasi di Badan Publik.

Dengan keberadaan PPID maka masyarakat yang akan menyampaikan permohonan informasi lebih mudah dan tidak berbelit karena dilayani lewat satu pintu. Salah satu elemen penting dalam mewujudkan penyelenggaraan negara yang terbuka adalah hak publik untuk memperoleh Informasi sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Hak atas Informasi menjadi sangat penting karena makin terbuka penyelenggaraan negara untuk diawasi publik, penyelenggaraan negara tersebut makin dapat dipertanggungjawabkan. Hak setiap Orang untuk memperoleh Informasi juga relevan untuk meningkatkan kualitas pelibatan masyarakat dalam proses pengambilan keputusan publik. Partisipasi atau pelibatan masyarakat tidak banyak berarti tanpa jaminan keterbukaan Informasi Publik.

Keberadaan Undang-undang tentang Keterbukaan Informasi Publik sangat penting sebagai landasan hukum yang berkaitan dengan :

(1) hak setiap Orang untuk memperoleh Informasi

(2) kewajiban Badan Publik menyediakan dan melayani permintaan Informasi secara cepat, tepat waktu, biaya ringan/proporsional, dan cara sederhana

(3) pengecualian bersifat ketat dan terbatas

(4) kewajiban Badan Publik untuk membenahi sistem dokumentasi dan pelayanan Informasi.

Setiap Badan Publik mempunyai kewajiban untuk membuka akses atas Informasi Publik yang berkaitan dengan Badan Publik tersebut untuk masyarakat luas. Lingkup Badan Publik dalam Undang-undang ini meliputi lembaga eksekutif, yudikatif, legislatif, serta penyelenggara negara lainnya yang mendapatkan dana dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN)/Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) dan mencakup pula organisasi nonpemerintah, baik yang berbadan hukum maupun yang tidak berbadan hukum, seperti lembaga swadaya masyarakat, perkumpulan, serta organisasi lainnya yang mengelola atau menggunakan dana yang sebagian atau seluruhnya bersumber dari APBN/APBD, sumbangan masyarakat, dan/atau luar negeri.

Dalam rangka memberikan layanan informasi publik sebagaimana diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tersebut, Kepolisian Negara Republik Indonesia (Polri) pada Tahun 2010 telah membentuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID).

Sebagai tindak lanjut dari pembentukan PPID tersebut, Kepolisian Negara Republik Indonesia telah mengeluarkan beberapa regulasi terkait PPID POLRI, yaitu :

Peraturan Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2011 Tentang Perubahan Atas Peraturan Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia Nomor 16 Tahun 2010 Tentang Tata Cara Pelayanan Informasi Publik Di Lingkungan Kepolisian Negara Republik Indonesia;

Peraturan Kepala Divisi Hubungan Masyarakat Kepolisian Negara Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2013 Tentang Mekanisme Pengajuan Konsekuensi Terhadap Informasi Yang Dikecualikan Untuk Dipublikasikan.

Berdasarkan regulasi-regulasi tersebut telah ditetapkan hal-hal sebagai berikut:

• PID Mabes Polri sebagaimana dimaksud dalam (Per-Kapolri Nomor 24 Tahun 2011 Pasal 16 huruf a) dijabat oleh Kepala Biro Pengelola Informasi dan Dokumentasi Divisi Hubungan Masyarakat Polri dan pengemban pejabat PID pada Satker – Satker di lingkungan Mabes Polri secara ex-officio dijabat oleh pengemban fungsi informasi/data dengan keputusan Kasatker masing-masing.
• PID pada Polda sebagaimana dimaksud dalam (Per-Kapolri Nomor 24 Tahun 2011 Pasal 16 huruf b angka 1), dijabat oleh Kepala Bidang Humas Kepolisian Daerah dan pengemban Pejabat PID pada Satker-Satker di lingkungan PokJa secara ex-officio dijabat oleh pengemban fungsi informasi/data dengan keputusan Kepala Kepolisian Daerah.
• PID pada tingkat Polres sebagaimana dimaksud dalam (Per-Kapolri Nomor 24 Tahun 2011 Pasal 16 huruf b angka 2), berada pada Kepala Subbagian Humas Bagian Operasi Kepolisian Resort.
• PID pada tingkat Polsek sebagaimana dimaksud dalam (Per-Kapolri Nomor 24 Tahun 2011 Pasal 16 huruf b angka 3) berada pada Kepala Seksi Humas Kepolisian Sektor. Dalam hal Polsek belum memiliki pejabat Kasihumas, jabatan PID diemban oleh Kepala Polisi Sektor.